Bilgi teknolojilerinde yaşanan hızlı gelişmeler dış ticaret işlemlerinde de etkisini göstermiş; özel sektörün ve kamu kurumlarının çalışma yöntemleri ve iş süreçleri de bu gelişmelerden etkilenmiş durumdadır. Dış ticaret işlemlerinde belirli kamu kurumları belirli kontrolleri yapar ve lisans verirler. Bu kontrollerin sonucunu gösteren belgeler ve lisanslar, eşyanın gümrük işlemleri sırasında gümrük idaresi tarafından kontrol edilir. Tek Pencere sistemi, gümrük işlemleri sırasında sizden istenen bu belgeleri tek noktadan temin etmenizi ve gümrük işlemlerinizi tek noktaya yapacağınız başvuru üzerinden yürütmenizi ve tamamlamanızı sağlayan bir sistemdir. Tek Pencere Sistemi ile bir yandan kırtasiyeciliğin azaltılması yoluyla ticaretin kolaylaştırılması, bir yandan da ithalat ve ihracat işlemlerinde yapılan kontrollerdeki etkinliğin arttırılması amaçlanmaktadır.

Tek Pencere Sistemi sayesinde;
1- Farklı kurumlarca düzenlenen belge, kontrol ve izinler ile bunlara ilişkin başvurular standart hale getirilmiştir.
2- Ticaret erbabı, gümrük işlemleri ile ilgili kamu kurum ve kuruluşlarına başvurusunu tek ve standart bir şekilde yaparak başvurunun akıbetini izleyebilir hale gelmiştir.
3- Belgeler; gümrük idaresi, belge veren kurumlar ve ticaret erbabı tarafından sistemden görülebilmeye başlamıştır.
4- Belgeler veya izinler kapsamında kişilere tanınan limitlerden düşüm yapılması gerektiğinde gümrük idaresi bunu belge üzerine kaydederek takip etmekteydi. Bu takipler artık bilgisayar sistemi tarafından yapılabilmektedir. Limitte kalan kullanılabilir bakiyeler gümrük idaresi, belge veren kurumlar ve ticaret erbabı tarafından görülebilmektedir.
5- Ticaret erbabına hiçbir külfet getirmeden gümrük işlemlerinde kullanılan belgelerin daha hızlı ve etkin bir şekilde kontrol edilmesi, izlenmesi ve olası usulsüzlüklerin önüne geçilebilmesi sağlanmıştır.
6- Ticaret erbabı, gümrük işlemlerinde gereken belgeler için ilgili kamu kurum ve kuruluşlarına kendi ofisinden başvuru yapma ve başvurunun sonuçlarını takip etme olanağına kavuşmuştur. Bunun yanında, sistem aracılığıyla düzenlenen belgelere hızlıca ulaşılabilmesi ve belgenin kağıt ortamında düzenlenerek gönderilmesi beklenmeden gümrük işlemlerinin yapılması mümkündür.
7- Tek Pencere Sistemi, firmalara, gümrük iş ve süreçlerini daha hızlı ve düşük maliyetle yürütme imkanı sağlar. Bu imkan, firmaların uluslararası rekabet gücünü artırmaktadır.
8- Elektronik ortamda üretilen, birçok kayıt ile ilişkilendirilen, otomatik olarak kontrol edilen izinler sayesinde, evrakların doğruluğu hazırlayan kişinin dikkat ve özenine bağlı olmaktan çıkarılmıştır. İnsan faktöründen kaynaklanan hatalar çok büyük ölçüde ortadan kalkmıştır.
9- Tüm izin belgeleri sadece elektronik ortamda üretilerek güvenli sistemler üzerinde işlem görmektedir. Bu nedenle, sahte belge hazırlamak ve gümrük işlemlerinde kullanmak imkansız hale gelmiştir.

Tek Pencere Sistemi dünyada halihazırda ABD, Singapur, Güney Kore, Almanya, Finlandiya, İsveç, Makedonya başta olmak üzere pek çok ülkede uygulanmaktadır. Bu uygulamalar ülkelerin konumları ve ihtiyaçlarına göre farklılıklar göstermektedir. Sadece gümrük ve sınırlı sayıda devlet kurumu arasında gerçekleştirmiş Tek Pencere sistemleri bulunduğu gibi bütün devlet kurumlarının hatta liman sistemlerinin de entegre olduğu Tek Pencere uygulamaları mevcuttur. Bazı ülkelerde de ekonomik birlikleri içinde Tek Pencere Sistemlerini entegre etme çalışmaları yürütülmektedir.

İlgili mevzuatı gereğince gümrük beyannamesi ekine konulması gereken belgeler Ticaret Bakanlığı tarafından tek tek incelenmiş ve Tek Pencere Sistemi’nde yer alacak olan paydaş kurumlar belirlenmiştir. Sistemin kuruluş çalışmalarını başlatan “Gümrük Hizmetlerinde Tek Pencere Sistemi” konulu 2012/6 sayılı Başbakanlık Genelgesi’ 20/03/2012 tarihli ve 28239 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır. Bu Genelge ile diğer kamu kurumları ile yapılacak çalışmaların koordinasyonu da dâhil olmak üzere tüm çalışmaların gerçekleştirilmesi görev ve yetkisi Ticaret Bakanlığına verilmiştir.

Ticaret Bakanlığı’nca ve diğer ilgili kurumlarca düzenlenen ve gümrük işlemlerinde kullanılan izin, onay ve uygunluk belgelerine ilişkin başvurularınızı E-devlet kapısında yer alan Ticaret Bakanlığı (mülga Gümrük ve Ticaret Bakanlığı) menüsü altında bulunan Tek Pencere Sistemi hizmetine ilişkin linkten gerçekleştirebilirsiniz. Bunun yanı sıra, Ticaret Bakanlığı’nın (mülga Gümrük ve Ticaret Bakanlığı) internet sitesinde yer alan linki kullanarak Tek Pencere Sistemi uygulamasına giriş yapabilir ve işlemlerinizi gerçekleştirebilirsiniz. Tek Pencere Portal Sistemi’nde yer alan e-başvuru uygulamasını kullanarak kendi adınıza başvuru yapacaksanız Gümrük Müdürlükleri’nden yetki almanız gereklidir. E-başvurunun yapılmasına ilişkin genel esaslara buradan ulaşabilirsiniz. Başvurunuzun sistem üzerinden oluşturulması ile birlikte gerek Ticaret Bakanlığı’nca gerekse ilgili kurumlar tarafından verilen izin, onay ve uygunluk belgeleri verileri de elektronik ortamda Ticaret Bakanlığı’nda (mülga Gümrük ve Ticaret Bakanlığı) toplanır. Akabinde, Ticaret Bakanlığı sistemi tarafından 23 haneli Belge ID Numarası üretilmekte ve bu numara mükellef ekranlarına ve ilgili kuruma iletilir. Belge satır numarası ile belge tarihini içeren sistem tarafından üretilen 23 haneli ID numarası ise belge tarihi ve satır numarası ile birlikte gümrük işlemleri sırasında düzenlenen gümrük beyannamesinin 44 no’lu alanında beyan edilmesi gereklidir. Bu şekilde yapılacak gümrük beyanı esnasında 23 haneli belge ID numarası ile beyanname içeriğindeki bilgilerin uyumlu olup olmadığına dair sistem tarafından yapılan kontrollerin olumlu çıkması halinde gümrük beyannamesi tescil edilir. TPS kapsamındaki izin ve uygunluk belgeleriyle ile ilgili kılavuzlara buradan ulaşabilirsiniz.